Co musím dodržovat?

Nejprve si položte jednoduchou otázku: Proč chci získávat osobní údaje určitých lidí?

Z odpovědi potom logicky vyjděte při požadavku na poskytnutí osobních údajů – je zbytečné zaznamenávat informace, které vlastně vůbec nepotřebujete. Osobní údaje, které evidujete, by měly být přesné. Můžete je ověřit v občanském průkazu dotyčné osoby, ale kopírování občanského průkazu nebo pasu je až na zákonem stanovené výjimky nepřípustné.

Zneužití údajů?

Evidované údaje nemůžete užívat v rozporu s původním cílem. Např. na záznamu kamery je uložena spousta obrazových informací o všech osobách, které do sledovaného prostoru vstoupily. Záznamy jsou po přiměřenou dobu uchovávány, aby bylo možné doložit policii informace o pachateli trestného činu. Nemohou být ale využívány např. ke sledování sousedů, třeba jen proto, že si někdo neočistil boty, nebo k nepřiměřenému kontrolování zaměstnanců na pracovišti.

Další zásadou je mít údaje jen tak dlouho, jak je potřeba.

Tato doba se v různých případech liší. Od několika dnů, např. u záznamu kamery, až po desítky let u zákonem stanoveného uchovávání některých dokumentů, např. mzdových listů. Ne vždy končí doba nutná k uchovávání všech údajů ukončením činnosti, např. ukončením pracovního poměru nebo naplněním smluvního ujednání. V úvahu je třeba brát jak lhůty stanovené zákonem pro uchovávání některých dokumentů, tak případné promlčecí lhůty pro možnost podání soudní žaloby a v případě listinných dokumentů i lhůty skartační.